Die Implementierung eines Transportmanagementsystems (TMS) ist ein entscheidender Schritt für die Logistik- und Transportunternehmen, um ihre Lieferketten effektiv zu verwalten. Für die Implementierung sind jedoch eine angemessene Planung, Einrichtung, Schulungen für das Personal und die Überwachung der Systemleistung notwendig. Wie soll sie stattfinden, so dass die Investition in die moderne Software sich so schnell wie möglich auszahlt?
Schritt 1: Planung und Vorbereitung
Der erste Schritt bei der Implementierung eines TMS umfasst eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams – von der Geschäftsabteilung bis zur EDV – ist für ihren Erfolg entscheidend. In dieser Stufe sollen die Projektziele, Aufgaben und Zuständigkeiten der verschiedenen Beteiligten festgelegt und die Projektinfrastruktur vorbereitet werden.
Die Festlegung der konkreten Lösung und gewünschten Optionen gehört genauso zu diesem Umfang. Die Geschäftsprozesse und ihre Anforderungen, externe Systeme, die mit dem TMS integriert werden müssen, sowie der Umfang des Datenaustauschs und die zu konfigurierende Datenmenge sollten ermittelt werden. Dieses Mapping ist für eine erfolgreiche Implementierung entscheidend.
Schritt 2: Einrichtung und IT-Implementierung
Nach der Planungs- und Vorbereitungsphase umfasst der nächste Schritt die Einrichtung und IT-technische Implementierung des TMS. In dieser Stufe sollte das System entsprechend den vordefinierten Anforderungen eingerichtet und alle erforderlichen Daten in das System eingelesen werden. Auch die Integration der bestehenden externen Software und EDV-Systeme bei dem Kunden in das TMS ist sehr wichtig.
Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und dem Support-Team des Anbieters in dieser Stufe entscheidend. Die Einrichtung und die Implementierung müssen genau nach dem Zeitplan und mit gebotener Sorgfalt durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das ganze System erwartungsgemäß funktioniert.
Schritt 3: Prüfung und Schulung der Schlüsselnutzer
Nach dem Abschluss der IT-Implementierung müssen die Funktionalität und die spezifische Einrichtung des TMS getestet werden. Die Tests müssen unter realistischen Bedingungen durchgeführt werden, um potenzielle Risiken oder notwendige Nachbesserungen zu erkennen. In dieser Stufe sollen auch Schulungen für die Schlüsselnutzer vorbereitet und durchgeführt werden, die das System auf täglicher Basis nutzen werden, wie z. B. die Fahrer, die die App SNAP Parking nutzen.
Die Nutzer sollen die Funktionalitäten des Systems gut kennen und wissen, wie sie diese bei ihrem täglichen Einsatz nutzen, z. B. bei der Planung oder Optimierung der Fahrt, bei der Suche nach sicheren Parkplätzen oder Überprüfung der Verfügbarkeit von Routen.
Schritt 4: Überwachung und Optimierung der TMS-Leistung
Nach der erfolgreichen Implementierung eines TMS soll die Systemleistung überwacht und die Maßnahmen zur weiteren Optimierung ergriffen werden. In dieser Stufe ist es sinnvoll, die verschiedenen im TMS integrierten Analysetools in Anspruch zu nehmen, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPI) zu verfolgen und die Daten zu analysieren.
Durch die Leistungsüberwachung können eventuelle verbesserungsbedürftige Bereiche ermittelt und die Verbesserungsmaßnahmen der Logistikprozesse vorgenommen werden. Regelmäßige Berichterstattung und Datenanalysen sind für ein effektives Lieferkettenmanagement und optimale Ergebnisse unerlässlich.
